Kund bestrider faktura – Vad bör jag tänka på?

Att som företagare få en faktura bestridd av en kund kan vara frustrerande och skapar osäkerhet om man kommer få betalt. Kunder kan bestrida (invända mot) en faktura av olika skäl – kanske påstår de att arbetet inte är utfört korrekt, att beloppet är fel, eller i värsta fall att de aldrig beställt varan eller tjänsten.

Här går vi igenom hur du bör agera när en kund inte vill betala en faktura och vilka rättigheter du har.

1. Ta reda på varför fakturan bestrids

Det första steget vid bestridelse av faktura är att skriftligen be kunden specificera anledningen till att de inte vill betala, för att kunna bedöma om invändningen är saklig eller osaklig.

Börja med att så snart som möjligt skriftligen fråga kunden om anledningen, om det inte redan framgår. Ett bestridande kan vara av olika karaktär:

• Sakligt bestridande: Kunden menar exempelvis att leveransen var felaktig eller att priset inte överensstämmer med avtalet.

• Osakligt bestridande: Kunden försöker förhala betalning eller komma undan utan giltig grund.

Bedöm kundens invändning: Om det finns ett påstått fel från din sida, måste du ta ställning till det. Är felet reellt bör du i första hand erbjuda att rätta till det (t.ex. avhjälpa en brist). Ibland beror tvisten på ett missförstånd, t.ex. att kunden inte förstått omfattningen av beställningen – då kan en förklaring eller hänvisning till avtalet lösa upp situationen. Var professionell och be kunden specificera sin invändning. I bästa fall kan ni klara ut saken direkt genom en dialog och fakturan blir betald efter justering eller förtydligande.

2. Kontrollera avtalet och era åtaganden

Innan du går vidare bör du noggrant granska avtalet, offerten eller orderbekräftelsen för att säkerställa vilka villkor som gäller för leverans och betalning.

Gå tillbaka till vad som nu utgör er överenskommelse med kunden. Kontrollera följande punkter:

• Vilka villkor gäller för leveransen och betalningen?

• Finns det garantier eller specificerade kvalitetskrav?

• Finns det leveransvillkor eller andra relevanta klausuler (t.ex. “betalning inom 30 dagar, reklamation ska ske inom 7 dagar” osv.)?

Om kunden bestrider med hänvisning till avtalet (“Detta ingick inte i priset”, “leveranstiden har överskridits så jag betalar inte fullt pris”), då måste du bemöta det utifrån avtalet. Kanske har kunden rätt på någon punkt – då kan en justering av fakturan vara på sin plats. Men ofta framgår det att ditt företag faktiskt fullgjort enligt avtalet och att kundens invändning saknar stöd. Då kan du med styrka hävda att fakturan står fast.

Dubbelkolla även om kunden uppfyllt sina delar: exempelvis, om kunden skulle leverera visst underlag eller förskottsbetalning men inte gjort det, kan det påverka din leverans och därmed fakturan. All sådan information bör läggas fram sakligt i er kommunikation.

3. Svara skriftligt och sakligt på bestridandet

När du har fakta klart för dig ska du skicka ett skriftligt svar där du adresserar varje punkt i kundens invändning och förklarar varför fakturan är korrekt.

Tacka för informationen (om den var saklig). Håll en professionell ton – korrespondensen kan senare bli bevis om det går vidare. Förklara varför du anser fakturan är korrekt och förfallen till betalning.

Bifoga gärna relevant dokumentation:

• Referera till specifika avtalsklausuler (“Enligt punkt X i vårt avtal ingår detta arbete, varför det ska betalas”).

• Bifoga leveransgodkännanden.

• Använd annan bevisning som motsäger kundens påståenden.

Om du är öppen för en kompromiss eller vill erbjuda en lösning (kanske en reparation, prisavdrag eller liknande) kan du nämna det – utan att ge avkall på betalningskravet i onödan. Klargör att fakturan kvarstår och ange att du förväntar dig betalning snarast om inte giltig grund för invändningen finns.

Viktigt: Var tydlig med tidsramar. Om kunden t.ex. vill invänta en åtgärd från dig (som att du ska rätta till något), ge en plan för det och ange när betalning då senast ska ske. Få bort så mycket oklarhet som möjligt.

4. Påminnelse och inkasso om kunden inte betalar

Om kunden vägrar betala trots ditt svar kan du skicka betalningspåminnelse och därefter ta ärendet vidare till inkasso, förutsatt att du bedömer kravet som korrekt.

Vidta normala åtgärder för att driva in skulden:

1. Betalningspåminnelse: Skicka en påminnelse (det är bra att göra även om kunden bestridit – bestridandet stoppar inte klockan vad gäller dröjsmålsränta etc.). I påminnelsen kan du kort hänvisa till att ni inte är ense om invändningen men att betalning ändå förväntas.

2. Påminnelseavgift: Du har rätt att ta ut lagstadgad påminnelseavgift (f.n. 60 kr) om det är ett B2B-förhållande eller ett B2C-förhållande och ni avtalat om det.

3. Inkassokrav: Efter påminnelse kan du anlita ett inkassobolag eller skicka ett inkassokrav själv. Inkassokravet ska följa god inkassosed – var tydlig med belopp (inkl. ev. dröjsmålsränta och inkassokostnad) och att ärendet går vidare om betalning inte sker.

Vissa kunder betalar när de märker att man går till inkasso, för att undvika en betalningsanmärkning. Kom ihåg att ett bestridande från kunden inte hindrar att du skickar inkassokrav – men om kunden formellt bestrider även inkassokravet, får ärendet inte drivas vidare av inkassobolag utan domstolsprocess.

5. Dröjsmålsränta och kostnader

Du har i regel rätt till dröjsmålsränta från dagen efter förfallodagen (eller 30 dagar efter fakturadatum) samt förseningsersättning vid försena betalningar mellan företag.

Enligt räntelagen gäller följande principer:

• Bestämd förfallodag: Dröjsmålsränta löper från dagen efter fakturans förfallodag.

• Ingen bestämd förfallodag: Näringsidkare har rätt till ränta 30 dagar efter fakturadatum (kräver ej meddelande i förväg vid B2B).

• Räntesats: Se över om ni avtalat en särskild räntesats; annars gäller räntelagens default (referensräntan + 8 procentenheter för dröjsmålsränta).

Informera kunden om att dröjsmålsränta utgår på det obetalda beloppet. Du kan även ha rätt till förseningsersättning (450 kr enligt lag för B2B-skulder) när inkassoåtgärder behövts, samt ersättning för inkassokostnader. Dessa kan du lägga på kravet. Var noga med att räkna upp totalbeloppet som kunden har att betala per visst datum, inklusive sådana avgifter, i inkassokrav eller i ansökan till Kronofogden.

Ibland får man av strategiska skäl välja sina strider – du kan t.ex. erbjuda att avstå från ränta/avgifter i utbyte mot omedelbar betalning av kapitalbeloppet, om det underlättar en snabb uppgörelse.

6. Om kunden fortfarande vägrar – Kronofogden eller domstol

När alla informella vägar är uttömda kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden, vilket kan leda till ett utslag eller att ärendet överlämnas till domstol.

Detta är en relativt snabb och enkel process för obestridda fordringar. Men i ditt fall har ju kunden bestridit – dock kan du ändå ansöka, så får vi se om kunden formellt invänder även då.

Så här fungerar processen:

1. Ansökan: Du skickar in en ansökan om betalningsföreläggande (mot en avgift på 300 kr som du kan lägga på skulden). Kronofogden delger kunden kravet.

2. Om kunden inte svarar: Kronofogden meddelar ett utslag som bekräftar din fordran och du kan sedan begära verkställighet (utmätning).

3. Om kunden invänder: Om kunden bestrider kravet skriftligen till Kronofogden kan ärendet inte avgöras där. Du får då välja att gå till tingsrätten.

I tingsrätten blir processen mer omfattande med stämningsansökan, förhandlingar och bevisning. Det tar tid och kostar pengar. Därför är det viktigt att väga kostnaderna mot skulden. Ibland kan hotet om domstol få kunden att betala, men om du känner att du har en stark sak kan det vara rätt att gå hela vägen. I annat fall kan en kompromiss vara klokare.

7. Särskilda situationer – bluffakturor eller obefogade bestridanden

Om en kund bestrider fakturan på felaktiga grunder eller om det rör sig om en bluffaktura, är det viktigt att dokumentera er överenskommelse och visa på seriositet.

Ibland bestrids en “faktura” med rätta för att det rör sig om en bluffaktura (krav på något som inte beställts). Om din kund påstår att fakturan är en bluff trots att ni har ett giltigt avtal, befinner du dig förstås inte i den situationen.

Men perspektivet är viktigt: från kundens sida är rådet vid felaktiga krav att bestrida skriftligt. Som seriös företagare vill du undvika gråzoner:

• Var alltid tydlig vid avtalets ingående om vad som debiteras.

• Om en kund ogrundat bestrider för att slippa betala, dokumentera hur ni kom överens och visa korrespondens där kunden var nöjd.

• Vid ohederliga kunder som vägrar betala utan grund kan du överväga att säga upp avtalet eller kräva förskottsbetalning framöver.

Håll utkik efter tecken på kundens likviditetsproblem – i vissa fall är en avbetalningsplan bättre än ingenting, om alternativet är konkurs hos kunden.

8. Förebyggande åtgärder för framtiden

För att minska risken för framtida tvister bör du se över dina rutiner med tydliga avtal, kreditkontroller och en tät dialog genom projektets gång.

En bestridd faktura är en reaktiv situation, men du kan förebygga problem genom att:

• Tydliga avtal och offerter: Minskar risken för tvist om vad som ingått.

• Skriftlig dokumentation: Dokumentera alla ändringar och tilläggsbeställningar så kunden inte kan hävda okunnighet.

• Betalningsrutiner: Inför delbetalningsplaner eller successiv fakturering vid större projekt för att upptäcka betalningsovilja tidigt.

• Kreditkontroll: Kontrollera nya kunder för betalningsanmärkningar eller historik av tvister.

Överväg att i avtalen ta in att dröjsmålsränta och påminnelseavgift debiteras enligt lag automatiskt. Slutligen, en god kundrelation och tät dialog gör att eventuella missnöjen inte kommer som en överraskning först när fakturan landar. Nöjda kunder bestrider sällan fakturor.

Sammanfattning

Att hantera en bestridd faktura kräver en balansering mellan saklighet och bestämdhet. Genom att förstå kundens invändning, kontrollera avtalsläget och agera stegvis enligt lagen ökar du chansen att få betalt i slutändan. Var beredd att ta striden om du har rätt – men håll även dörren öppen för rimliga lösningar. Med struktur och lugn kommer du starkare ur situationen, oavsett utfall.

Kontakta oss

Om du behöver hjälp med att driva in en fordran eller hantera en fakturatvist juridiskt, finns Juristfirman Mozart till din tjänst. Våra avtalsjurister kan bistå med att bedöma ditt krav, formulera effektiva kravbrev och företräda dig i förhandlingar eller i domstol och Kronofogde. Låt oss avlasta dig bekymret – vi ser till att du tar rätt steg för att få betalt för ditt arbete.

Referenser:

1. Kronofogden – Betalningsföreläggande för obetalda skulder: En borgenär kan ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden för de flesta penningfordringar mellan privatpersoner eller företag (t.ex. köp av varor/tjänster), förutsatt att fordran förfallit till betalning. Om gäldenären inte invänder kan Kronofogden fastställa skulden genom utslag. Se kronofogden.se

2. Räntelag (1975:635), 3–4 §§ – Om förfallodag är bestämd och betalning uteblir, utgår dröjsmålsränta från förfallodagen. I annat fall (ingen avtalad förfallodag) ska ränta betalas från 30 dagar efter det att borgenären skickat faktura eller krav på betalning. (För fordringar mellan näringsidkare krävs inte ens att man påminner om ränta – den löper ändå efter 30 dagar.). Se Räntelag (1975:635) 

3. Preskriptionslag (1981:130) 2 § – En fordran preskriberas (upphör kunna göras gällande) efter tio år från tillkomsten, om inte preskriptionsavbrott sker dessförinnan. För fordran mot konsument (avseende vara eller tjänst för privat bruk som näringsidkare tillhandahållit) är preskriptionstiden dock endast tre årr. (Att en kund bestrider en faktura stoppar inte preskriptionstiden – borgenären måste vidta preskriptionsavbrytande åtgärder, t.ex. skriftligt krav eller rättsliga åtgärder, inom tidsfristen för att inte förlora rätten till betalning.). Se Preskriptionslag (1981:130) 2 §